Responsabilités principales

Coordination opérationnelle et administration

• Suivi administratif de projets immobiliers en exécution, incluant la préparation et la circulation des devis, ordres de service et factures.
• Interface avec les chantiers et les prestataires externes non francophones. Traduction et adaptation de documents contractuels et financiers.
• Coordination interne entre la direction, les équipes techniques et les clients pour garantir la cohérence, la traçabilité et la fluidité des échanges.

Soumissions et suivi budgétaire

• Élaboration et mise en forme des soumissions et appels d’offres, en collaboration avec les équipes techniques.
• Suivi des devis, coûts et échéances budgétaires des projets en cours.

Finance & reporting

• Participation au reporting hebdomadaire et mensuel.
• Vérification administrative des documents liés aux paiements, acomptes et prestations de services.
• Contribution à l’amélioration continue des processus de gestion documentaire et financière.

Compétences linguistiques – un critère essentiel

• Français — langue de travail principale (niveau courant indispensable).
• Anglais — niveau professionnel confirmé pour la communication avec partenaires et clients.
• Langue d’Europe de l’Est (russe, serbo-croate ou équivalent) — requise pour la coordination quotidienne avec les équipes de terrain et sous-traitants non francophones.

Profil recherché

• Bachelor minimum, idéalement en gestion hôtelière, finance ou immobilier (école hôtelière ou équivalent).
• Première expérience en coordination administrative, dans un environnement immobilier, opérationnel ou multiservices.
• Excellente maîtrise d’Excel et des outils de gestion.
• Rigueur, sens du service, diplomatie et aisance relationnelle dans des contextes multilingues.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à interagir avec des interlocuteurs variés (direction, chantiers, clients, prestataires).