Deine Aufgaben

Human Ressources

• Selbstständige Bearbeitung der Personaladministration über den ganzen Employee Lifecycle: Bewerbermanagement, Verträge, Onboarding, Datenpflege, Zeiterfassung, Weiterbildung, Austritte und Arbeitszeugnisse;
• Monatliche Lohnverarbeitung inkl. Abrechnung der Sozialversicherungen (AHV, BVG, UVG, KTG, Quellensteuer) für Mitarbeitende in der Schweiz und Unterstützung des Treuhänders in Deutschland;
• Management von Versicherungsfällen (Krankheit, Unfall, Mutterschaft) sowie Koordination und Kommunikation mit Versicherungen, Behörden und Ämtern in der Schweiz und Unterstützung in Deutschland;
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei administrativen und arbeitsrechtlichen Fragen;
• Mitarbeit bei Recruiting und Employer Branding von smart-me AG (Schweiz), eCarUp AG sowie smart-me GmbH (Deutschland).

Finanzen & Administration

• Proaktive Unterstützung der Linienvorgesetzten sowie Sicherstellen der Stellvertretung in den Bereichen Administration, Finanzen und Personal;
• Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungsarbeiten wie Kreditoren- und Debitorenprozess, Spesenkontrolle, MWST-Abrechnungen sowie Monats- und Jahresabschlüssen, in Zusammenarbeit mit unserem externen Treuhänder;
• Mitarbeit bei Budget, Reportings und Auswertungen zuhanden der Geschäftsleitung;
• Pflege und Weiterentwicklung von internen Reglementen, Prozessen und unserem Qualitätsmanagement (ISO 9001);
• Weiterentwicklung unserer HR- und Finanzprozesse, unter anderem durch den gezielten Einsatz von KI-Tools und Automatisierungen (z. B. mit Claude und odoo in den Bereichen Belegerfassung, Spesenkontrolle, Lohnlauf-Checks, Vertrags- und Zeugnisentwürfe, Reportings usw.) - Entscheide, was automatisiert wird und was bewusst manuell bleibt.